Szkoła Podstawowa w Nieradzie

Procedura prowadzenia i przechowywania dokumentacji szkolnej

                   Procedura prowadzenia i przechowywania dokumentacji szkolnej

                                            w Szkole Podstawowej w Nieradzie

Podstawa prawna :

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r.  w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z dnia 2.09.2014r.  poz. 1170).

1. Szkoła Podstawowa w Nieradzie prowadzi księgę ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu, zamieszkałych w obwodzie szkoły.
2. Do księgi ewidencji wpisuje się według roku urodzenia, imię ( imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania dziecka, a także imiona i nazwiska rodziców( prawnych opiekunów) oraz adresy ich zamieszkania, jeśli są różne od adresu zamieszkania dziecka.
3. W księdze ewidencji odnotowuje się corocznie informacje o:

a)       przedszkolu lub innej formie wychowania przedszkolnego, w którym dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego,

b)      spełnianiu przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, poza przedszkolem lub inną formą wychowania przedszkolnego, ze wskazaniem zezwolenia dyrektora szkoły, na podstawie którego dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego w tej formie,

c)      odroczeniu rozpoczęcia spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego, ze wskazaniem decyzji dyrektora szkoły, na podstawie której nastąpiło odroczenie, a w przypadku dziecka niepełnosprawnego, również ze wskazaniem orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego,

d)     szkole, albo miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,  w którym dziecko spełnia obowiązek szkolny,

e)      spełnianiu przez dziecko obowiązku szkolnego poza szkołą, ze wskazaniem zezwolenia dyrektora szkoły, na podstawie którego dziecko spełnia obowiązek szkolny poza szkołą.

1. Szkoła prowadzi księgę uczniów, do której wpisuje się imię ( imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania ucznia, imiona i nazwiska rodziców( prawnych opiekunów) oraz adresy ich zamieszkania, jeśli są różne od adresu zamieszkania dziecka, a także datę rozpoczęcia nauki w danej szkole , oraz oddział, do którego ucznia przyjęto. W księdze uczniów odnotowuje się datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia. Wpisów w księdze uczniów dokonuje się chronologicznie według dat rozpoczęcia nauki w szkole.
2. Wpisów w księdze ewidencji oraz w księdze uczniów dokonuje się na podstawie dowodów osobistych lub innych dokumentów tożsamości rodziców( prawnych opiekunów), innych dokumentów zawierających dane podlegające wpisowi do odpowiedniej księgi oraz informacji przekazanych przez urząd gminy lub dyrektora innej szkoły lub placówki. W przypadku gdy dziecko lub uczeń nie posiada numeru PESEL, zamiast niego wpisuje się serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.
3. Przedszkole prowadzi dla każdego oddziału dziennik zajęć przedszkola, w którym dokumentuje się przebieg pracy wychowawczo-dydaktycznej z dziećmi w danym roku szkolnym. Do dziennika zajęć przedszkola  wpisuje się w porządku alfabetycznym  nazwiska i imiona dzieci, daty i miejsca urodzenia,  adresy ich zamieszkania, nazwiska i imiona rodziców (prawnych opiekunów)  i adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają oraz tematy przeprowadzonych zajęć, a także godziny przyprowadzania i odbierania dziecka z przedszkola. W dzienniku odnotowuje się obecność dzieci na zajęciach w danym dniu. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.
4. Szkoła prowadzi dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym.
5. Do dziennika lekcyjnego wpisuje się w porządku alfabetycznym lub innym ustalonym  przez dyrektora szkoły nazwiska i imiona uczniów, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców (prawnych opiekunów) i adresy ich zamieszkania,  jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają a także tygodniowy plan zajęć edukacyjnych, oznaczenie realizowanych programów nauczania zawartych w szkolnym zestawie programów nauczania dla danego oddziału oraz imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących poszczególne zajęcia.
6. W dzienniku lekcyjnym odnotowuje się obecność uczniów na zajęciach edukacyjnych, a także liczbę godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności na tych zajęciach oraz wpisuje się tematy przeprowadzonych zajęć, oceny i zaliczenia uzyskane przez uczniów z poszczególnych zajęć edukacyjnych, oceny zachowania, a także przeprowadzone obserwacje zajęć edukacyjnych. Przeprowadzenie zajęć edukacyjnych nauczyciel potwierdza podpisem.
7. Przeprowadzenie obserwacji zajęć edukacyjnych potwierdza podpisem nauczyciel, upoważniony do sprawdzania (chyba sprawowania?) w szkole nadzoru pedagogicznego.
8. Wewnątrzszkolne ocenianie uczniów może być dokumentowane w innym niż dziennik lekcyjny dokumencie, określonym w statucie szkoły, z tym, że ustalone dla ucznia oceny klasyfikacji rocznej/ końcowej wpisuje się do dziennika lekcyjnego.
9. Śródroczne i roczne opisowe oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych oraz śródroczne i roczne oceny klasyfikacyjne zachowania uczniów klas I-III oraz uczniów z upośledzeniem umysłowym w stopniu umiarkowanym lub znacznym, sporządzone komputerowo w postaci wydruku podpisane przez wychowawcę klasy, mogą zostać  dołączone do dziennika lekcyjnego, co jest równoznaczne z wpisem do dziennika.
10. Szkoła prowadzi dziennik zajęć w świetlicy, w którym dokumentuje się zajęcia prowadzone z uczniami w świetlicy, w  tym zajęcia opieki świetlicowej, z odpowiednią  adnotacją. Do dziennika wpisuje się plan świetlicy na dany rok szkolny, imiona i nazwiska uczniów korzystających ze świetlicy oraz oddział, do którego uczęszczają, a także tematy przeprowadzonych zajęć, oraz odnotowuje się obecność uczniów na poszczególnych godzinach zajęć. Przeprowadzenie zajęć wychowawca świetlicy potwierdza podpisem.
11. Szkoła prowadzi dzienniki zajęć , które nie są wpisywane odpowiednio do dziennika zajęć przedszkola, dziennika lekcyjnego,  dziennika  zajęć w  świetlicy,  jeżeli jest to uzasadnione koniecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, w szczególności dzienniki zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej, dzienniki zajęć opiekuńczych i wychowawczych wynikających z potrzeb i zainteresowań uczniów, o których mowa w art. 42 ust.2     pkt. 2 ustawy – Karta Nauczyciela.
12. Do dzienników zajęć, o których mowa w pkt. 14  wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona dzieci/uczniów, oddział do którego uczęszczają,  adresy poczty elektronicznej rodziców (prawnych opiekunów) i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, indywidualny program pracy z dzieckiem/uczniem , a w przypadku zajęć grupowych - program pracy grupy,  tygodniowy plan zajęć, daty i czas trwania oraz tematy przeprowadzonych zajęć, ocenę postępów i  wnioski dotyczące dalszej pracy oraz obecność uczniów na zajęciach. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.
13. Jeżeli w zakresie zajęć , o których mowa w art.42 ust. 2 pkt 2 ustawy – Karta Nauczyciela, nauczyciel realizuje zajęcia rozwijające zainteresowania uczniów, do dziennika zajęć wpisuje imiona i nazwiska uczniów, daty i tematy przeprowadzonych zajęć, liczbę godzin tych zajęć, oraz odnotowuje się obecność uczniów. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.
14. Szkoła, organizuje  zajęcia  rewalidacyjne dla dzieci z orzeczeniami o potrzebie kształcenia specjalnego. Nauczyciele  prowadzą dla każdego  ucznia  dziennik zajęć rewalidacyjnych, w którym dokumentuje się przebieg zajęć w danym roku szkolnym.
15. Do dziennika zajęć  rewalidacyjnych wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska             i imiona uczniów, daty i miejsca  ich urodzenia,  adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców (prawnych opiekunów) i adresy ich zamieszkania,  jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają oraz odnotowuje się obecność uczniów na zajęciach, indywidualny program zajęć, a także opis przebiegu zajęć z każdym uczniem.
16. W przypadku dzieci  zakwalifikowanych do indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego lub indywidualnego nauczania albo uczestnictwa w indywidualnych zajęciach rewalidacyjnych, szkoła prowadzi odrębnie dla każdego ucznia i wychowanka odpowiednio dziennik indywidualnego nauczania lub dziennik indywidualnych zajęć rewalidacyjnych.
17. Szkoła prowadzi dla każdego ucznia przez okres jego nauki w szkole arkusz ocen ucznia.  Wzór arkusza ocen ucznia określają odrębne przepisy.
18. Wpisów w arkuszu ocen ucznia dokonuje się na podstawie danych zawartych w księdze uczniów, dzienniku lekcyjnym, protokołach egzaminów klasyfikacyjnych                                  i poprawkowych, protokołach zebrań  rady pedagogicznej i informacji o wyniku sprawdzianu przeprowadzonego w ostatnim roku nauki w szkole podstawowej, bądź  o zwolnieniu ze sprawdzianu  przez dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej, a także innych dokumentach potwierdzających dane podlegające wpisowi. Nauczyciel wypełniający arkusz ocen ucznia potwierdza podpisem zgodność wpisów z dokumentami, na podstawie których ich dokonano.
19. Roczne opisowe oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych oraz roczne oceny klasyfikacyjne zachowania uczniów klas I-III oraz uczniów z upośledzeniem umysłowym  w stopniu umiarkowanym lub znacznym, sporządzone komputerowo w postaci wydruku podpisane przez wychowawcę klasy, można dołączyć do arkusza ocen ucznia, co jest równoznaczne z wpisem do arkusza ocen.
20. Podstawą wpisu o klasyfikowaniu, promowaniu lub ukończeniu przez ucznia szkoły jest uchwała rady pedagogicznej, której datę wpisuje się do arkusza ocen ucznia.
21. Oceny z zajęć edukacyjnych, ocenę zachowania, klasę i miesiąc urodzenia ucznia wypełnia się słowami w pełnym brzmieniu. W rubryce, która nie jest wypełniona, wpisuje się poziomą kreskę, a w przypadku gdy kilka kolejnych rubryk nie jest wypełnianych; można je przekreślić ukośną kreską, przy czym w pierwszej i ostatniej wolnej rubryce wpisuje się poziome kreski. W  przypadku zwolnienia ucznia z zajęć edukacyjnych, wpisuje się „zwolniony/a”.
22. W arkuszu ocen ucznia zamieszcza się adnotację o wydaniu świadectwa ukończenia szkoły, i jego odpisu,  duplikatu świadectwa, o udzieleniu zezwolenia na indywidualny program lub tok nauki oraz sporządzeniu odpisu arkusza ocen ucznia.
23. W arkuszu ocen ucznia wpisuje się datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia.
24. W przypadku przejścia ucznia do innej szkoły, po co najmniej jednym roku nauki, przesyła się do tej szkoły lub wydaje rodzicom ucznia (prawnym opiekunom) kopię arkusza ocen ucznia poświadczoną za zgodność z oryginałem przez dyrektora szkoły. Rodzice ucznia (prawni opiekunowie) potwierdzają podpisem otrzymanie kopii tego arkusza ocen.
25. W przypadku przejścia ucznia do innej szkoły po okresie nauki krótszym niż okres, o którym mowa w pkt. 27, przesyła się do tej szkoły lub wydaje rodzicom ucznia (prawnym opiekunom) zaświadczenie o przebiegu nauczania. Rodzice ucznia (prawni opiekunowie) potwierdzają podpisem otrzymanie zaświadczenia.
26. Wpisów do arkusza ocen ucznia można dokonywać pismem komputerowym, maszynowym lub ręcznym.
27. Szkoła zakłada księgi arkuszy ocen.
28. Księga arkuszy ocen zawiera ułożone w porządku alfabetycznym wykazy uczniów wszystkich oddziałów, którzy w danym roku szkolnym ukończyli lub opuścili szkołę, oraz ich arkusze  ocen.  Na pierwszej stronie księgi zamieszcza się adnotację: ”Księga arkuszy ocen uczniów,  którzy  w.......................roku szkolnym ukończyli lub opuścili szkołę”. Na końcu księgi zamieszcza się adnotację; „Księga zawiera: a)............................(podać liczbę) arkuszy ocen uczniów, którzy ukończyli szkołę, b)................(podać liczbę) arkuszy ocen uczniów, którzy z różnych przyczyn opuścili szkołę”  Adnotację na  końcu księgi opatruje się pieczęcią szkoły oraz pieczątką i podpisem dyrektora szkoły.
29. Dokumentację przebiegu nauczania stanowią także:

1)      uchwały rady pedagogicznej dotyczące:

a)      klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły,

b)      przedłużenia okresu nauki uczniowi niepełnosprawnemu;

2)      zezwolenia dyrektora szkoły na:

a)     indywidualny program lub tok nauki,

b)   spełnianie przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem lub inna formą wychowania przedszkolnego,

c)    spełnianie przez dziecko obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki poza szkołą;

3)      zaświadczenie o przebiegu nauczania ucznia.

1. Pedagog, psycholog, logopeda lub inny specjalista zatrudniony w przedszkolu lub szkole  prowadzi dziennik, do którego wpisuje tygodniowy plan swoich zajęć, zajęcia i czynności  przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi  współdziała przy wykonywaniu  swoich zadań, imiona i nazwiska dzieci, uczniów lub wychowanków, objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocą psychologiczno-pedagogiczną.
2. Szkoła gromadzi, w indywidualnej teczce, dla każdego dziecka, ucznia lub wychowanka, objętego pomocą psychologiczno-pedagogiczną, dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę i lekarza oraz innego specjalistę, a także inną dokumentację związaną z udzielaniem pomocy psychologiczno-pedagogicznej..
3. Placówka prowadzi dla każdego koła (sekcji, zespołu, klubu), dziennik zajęć pozalekcyjnych, w którym dokumentuje się przebieg tych zajęć  w danym roku szkolnym.
4. Do dziennika zajęć pozalekcyjnych wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska                  i imiona  uczniów i wychowanków, daty i miejsca ich urodzenia, nazwiska i imiona rodziców (prawnych opiekunów)i adresy ich zamieszkania, założenia programowe na dany rok szkolny, tygodniowy rozkład zajęć i tematy przeprowadzonych zajęć oraz w dzienniku odnotowuje się obecność uczniów na zajęciach. Nauczyciel potwierdza przeprowadzenie w/w zajęć podpisem w dzienniku.
5. W przypadku zniszczenia dokumentacji przebiegu nauczania wskutek pożaru, powodzi lub innych zdarzeń  losowych, dyrektor szkoły powołuje komisję w celu ustalenia zakresu zniszczeń oraz odtworzenia tej dokumentacji, w szczególności księgi uczniów, arkuszy ocen uczniów.
6. Odtworzenia dokumentacji dokonuje się na podstawie zachowanej dokumentacji przebiegu nauczania i innych dokumentów oraz zeznań świadków.
7. Z przebiegu prac komisji sporządza się protokół zawierający w szczególności: skład komisji, termin rozpoczęcia i zakończenia prac komisji, opis zniszczonej dokumentacji przebiegu nauczania oraz podstawę, na jakiej dokonano jej odtworzenia. Do protokołu dołącza się spisane zeznania świadków. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji.
8. O powołaniu komisji i wynikach jej pracy dyrektor szkoły zawiadamia kuratora oświaty i organ prowadzący szkołę.
9. Sprostowania błędu i oczywistej pomyłki w dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej dokonuje się przez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowego zapisu i czytelne wpisanie kolorem czerwonym nad skreślonymi wyrazami właściwych danych oraz wpisanie daty i złożenie czytelnego podpisu przez dyrektora szkoły albo osobę upoważnioną przez dyrektora do dokonania sprostowania.
10. Dyrektor szkoły ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania , działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz wydawanie przez szkołę dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją.
11. Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania.